Hoje é a vez da metodologia Scrum! Você já leu sobre as metodologias ágeis de uma maneira geral, já se aprofundou na metodologia Kanban, e agora você vai entender melhor como funciona o Scrum, esse framework de gestão e planejamento de tarefas tão famoso!
O que é e como surgiu?
A história do Scrum começou em 1986, com o artigo “The New Product Development Game”, publicado na Harvard Business Review e escrito por Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka. Nele, os autores explicam como se dá o processo de desenvolvimento e produção de produtos por equipes multidisciplinares, que trabalham juntas do início ao fim.
Inspirado pelo artigo, em 1993, Jeff Sutherland e sua equipe no Easel Corporation criaram o processo do Scrum, que foi apresentado pelo próprio Jeff e por Ken Schwaber em 1995 na OOPSLA Conference.
Scrum é um termo utilizado no Rugby e se refere ao ato de reiniciar o jogo quando há uma falta ou quando a bola sai do jogo. Com isso, você já consegue perceber um pouco a lógica desta metodologia: a importância de acompanhar de perto cada etapa do processo e assim, no momento em que um erro é identificado, voltar os esforços para corrigi-lo.
Nesse sentido, no Scrum, o projeto é dividido em pequenos ciclos (iterações) de atividades, denominados Sprints. Cada Sprint corresponde a um intervalo de tempo pré-determinado em que as tarefas deverão ser executadas pela equipe. Essa estrutura possibilita o acompanhamento constante do projeto, abrindo espaço para feedbacks frequentes e mudanças no planejamento.
Para que tudo dê certo e o projeto possa ser entregue com a qualidade e pouco tempo propostos pelo Scrum, a equipe deve estar a par de todas as atividades e tarefas. Dessa forma, o trabalho deve ser colaborativo e bem visualizado por todos. A transparência é um ponto superimportante nesta metodologia.
O Scrum tem várias particularidades e, por isso, é interessante analisarmos como ele funciona de fato, examinando cada estágio do seu ciclo e termos usados no meio.
Como funciona?
Para começar, vamos lembrar como a divisão da equipe é feita:
- Product owner (dono do produto): tem como responsabilidade criar o backlog do produto, ou seja, o conjunto de funcionalidades do produto que está sendo desenvolvido. Ele toma conta da parte técnica, atuando como um mediador entre o cliente e a equipe.
- Scrum master: é responsável por fazer com que o Scrum esteja sendo aplicado da maneira correta (reforçando seus valores, princípios e práticas), por remover obstáculos durante o processo e por organizar reuniões. Funciona como o facilitador.
- Development/Scrum team: a equipe, que é multidisciplinar e auto-organizada, é responsável por desenvolver e testar o produto. Todos trabalham conjuntamente, e geralmente o time é composto por 6 a 10 pessoas.
Sabendo disso, podemos partir para o processo. O primeiro passo é a análise e planejamento por parte do Product Owner. Como a gente acabou de falar, ele vai fazer o Product Backlog, com o que deve ser priorizado durante o projeto.
Em seguida, o projeto é dividido em Sprints, e cada um tem, normalmente, entre 2 a 4 semanas de duração. Há uma reunião entre a equipe para que todos visualizem e entendam as tarefas e como será realizado o processo. Assim, com as tarefas listadas no Product Backlog, decide-se o que vai ser feito em cada Sprint, e então essas atividades são deslocadas do Product Backlog para o Sprint Backlog.
Por todo o curso do processo, são realizados quatro tipos de reuniões: a Sprint Planning Meeting, a Daily Scrum, a Sprint Review Meeting e a Sprint Retrospective.
1. Sprint Planning Meeting
É a reunião que ocorre antes de cada Sprint. Com todos os envolvidos na equipe presentes, são definidas as tarefas do Product Backlog que devem ser priorizadas, e estas vão gerar o Sprint Backlog. Isso é feito pelo Product Owner que, juntamente com o Scrum Team, traça os objetivos daquele Sprint.
Posteriormente, o Scrum Team decide entre si o quanto do que foi planejado o grupo se sente capaz de fazer. Nesse momento, eles estarão se comprometendo a executar aquelas tarefas.
2. Daily Scrum
A Daily Scrum é uma reunião diária rápida e objetiva para que a equipe possa discorrer sobre as atividades realizadas, o que precisa ser feito naquele dia e os impedimentos que por acaso tenham surgido. Logo, ficará claro o que é prioridade para o dia. Essas reuniões servem para divulgar informações sobre o estado do projeto.
Quanto aos impedimentos, será responsabilidade do Scrum Master solucioná-los o quanto antes.
3. Sprint Review Meeting
Com a finalização de cada Sprint, realiza-se a Sprint Review Meeting. Nela, os participantes discutem o que foi feito durante o ciclo e avaliam se os objetivos foram cumpridos. O ideal é ter conseguido executar todo o Sprint Backlog, mas o principal é saber se o objetivo geral foi alcançado.
Esta reunião deve ter a participação do Product Owner, do Scrum Master, do Scrum Team, da gerência, dos clientes e de todos os envolvidos na criação do projeto. Além do que já passou, é também abordam quais devem ser as próximas tarefas. A duração não deve passar de 4 horas, sendo este encontro mais informal.
4. Sprint Retrospective
A Sprint Retrospective acontece logo depois da Sprint Review Meeting. Aqui, o propósito é entender como o processo está indo a fim de melhorar e evoluir. São respondidas as seguintes perguntas:
O que está funcionando?
O que pode ser melhorado?
Como essas mudanças podem ser aplicadas?
Dessa forma, garante-se maior produtividade e qualidade para o projeto. Esse evento é mais formal e deve durar no máximo 3 horas.
Após todas as reuniões, o ciclo é completamente finalizado, e isso se repete até a conclusão do projeto, com a entrega final ao cliente.
Vale mencionar que é comum o uso de um Burndown Chart, que ajuda a monitorar o progresso do projeto ao final de cada Sprint. Trata-se de um gráfico que mostra a relação entre o trabalho que ainda precisa ser realizado (eixo vertical) e o tempo restante para fazê-lo (eixo horizontal).
Benefícios
1. Adaptabilidade
Com o Scrum, a equipe consegue compreender o que dá bons resultados e escolher como vai prosseguir no seu projeto. Insistir num planejamento inicial em detrimento da qualidade definitivamente é o oposto do que prega a filosofia Scrum: a ideia é estar sempre atento ao que funciona, tendo em mente que cada equipe trabalha melhor de uma maneira. Estar aberto a mudanças faz parte do processo!
2. Melhoria contínua
Por meio dos feedbacks constantes e reuniões, a tendência é o projeto evoluir a cada mudança feita. O resultado disso é a melhoria contínua do produto e do processo. Quanto mais você abre espaço para que sejam apontados os erros durante o projeto, mais fácil fica agradar o cliente e entregar um produto aprimorado.
3. Transparência
A equipe toda precisa ver o que está acontecendo. Só assim o trabalho será verdadeiramente colaborativo. Os membros devem estar por dentro dos detalhes: em qual estágio está o processo, como podem ser úteis, a evolução da equipe e quais são os pontos fortes e fracos até aquele momento.
4. Redução de tempo
Ao utilizar o Scrum, dá para ter uma ideia do tempo médio gasto em cada atividade. Com as adaptações, a consequência é também reduzir o tempo que se leva para realizar as tarefas, já que o tempo todo se busca aperfeiçoar o processo. Além disso, como o cliente tem acesso ao produto antes da entrega final, ele poderá ver e avaliar as funcionalidades mais rapidamente.
5. Ausência de títulos
Algumas pesquisas já analisaram a relação da designação de títulos com o desempenho no trabalho. Concluiu-se que, quando não existem títulos pré-determinados, as pessoas trabalham melhor. Como não há uma divisão definida da equipe, sendo todos considerados partes dela (a Scrum Team), o ambiente é bem mais colaborativo e aberto para que todos assumam responsabilidades.
Você viu que o Scrum promove um acompanhamento de perto do projeto com um registro detalhado do progresso das tarefas, trazendo mais agilidade, qualidade e eficiência. Inclusive, ele pode ser combinado com o quadro Kanban, para deixar o trabalho ainda mais visual.
