A gente introduziu, no último post, as metodologias ágeis. Nós contamos para você como elas funcionam, de onde esse conceito surgiu, e já listamos alguns dos seus principais representantes. Dentre eles, estava o Kanban.
A metodologia Kanban é bem popular e torna a produção muito mais ágil e eficiente. Pensando nisso, a gente resolveu falar mais sobre ela.
O que é e como surgiu?
O engenheiro mecânico Taiichi Ohno criou, em 1940, o Sistema Toyota de Produção. Seu objetivo era controlar o fluxo de trabalho, encontrando um equilíbrio entre a produção e o estoque. Assim, não haveria nem excesso nem escassez de produtos.
O Kanban surgiu como parte desse sistema, dentro da filosofia just-in-time, funcionando como uma ferramenta de controle da produção e de gestão de tarefas. Com cartões que são representados muitas vezes por post-its, traz agilidade para os projetos de forma dinâmica e visual.
O sistema mostrou-se tão eficaz que passou a ser aplicado em diversas áreas de trabalho, como no desenvolvimento de softwares, em projetos de marketing e na prestação de serviços.
Como funciona?
O Kanban é um quadro dividido em colunas, onde são colocados cartões coloridos.
Os cartões simbolizam uma tarefa ou ação. Suas cores podem representar a prioridade dessa tarefa, ou a categoria na qual ela se encaixa, ou ainda quem é responsável por sua realização. Tudo depende do que for estabelecido pela equipe.
As colunas estão relacionadas ao status de cada tarefa, sendo nomeadas comumente de: a fazer, em desenvolvimento e concluído. É possível, também, estabelecer outros status ou disposições de colunas. Os cartões passam de uma coluna para outra, conforme o projeto ou a produção estiver progredindo.
O quadro é o próprio kanban. É nele que fica a estrutura com colunas e cartões. Existe, inclusive, a possibilidade de a mesma equipe trabalhar simultaneamente com vários quadros.
Práticas e benefícios
1. Visualizar o fluxo de trabalho
Com o Kanban, fica muito mais fácil visualizar todas as etapas do processo. É a proposta desse sistema. A estrutura com os cartões e as colunas permite que a equipe consiga acompanhar cada fase, com detalhes e especificações como quais tarefas foram feitas e quais ainda precisam ser feitas, quem as fez e quem precisa fazer, o nível de urgência de cada uma e o tempo gasto para a execução.
Assim, todos podem ver o que está sendo produzido e o ritmo da produção. Isso significa que o time consegue priorizar as tarefas mais urgentes, definindo melhor o foco que cada um deve ter naquele momento. Além disso, a produtividade acaba aumentando, já que os esforços são direcionados e a divisão do trabalho fica bem clara para os envolvidos.
2. Limitar o WIP
É importante estipular um limite de tarefas que podem ser feitas ao mesmo tempo (o work in progress ou trabalho em andamento). A quantidade de tarefas que são transferidas para a coluna de “em andamento” não pode ultrapassar o que foi delimitado.
O propósito é fazer com que não se acumulem diversas tarefas não finalizadas. Se você iniciar uma atividade, não a terminar, e partir para várias outras, o resultado provável é que você não consiga completar nenhuma. Ao delimitar, você garantirá maior qualidade do trabalho produzido.
3. Gerenciar o fluxo de trabalho
Gerenciar as tarefas é a alma do Kanban. Para fluir da forma mais eficiente, você precisa estar sempre atento a todos os aspectos do fluxo de trabalho. O que se busca é ultrapassar falhas sistemáticas e problemas no processo.
Fazendo um bom gerenciamento, você reduzirá custos, evitará a utilização de recursos desnecessários, e tornará a experiência mais agradável e colaborativa para a equipe e para o cliente.
4. Promover loops de feedback
Avaliar o fluxo de trabalho por meio de feedbacks constantes faz com que erros possam ser corrigidos o quanto antes e facilita a implementação de quaisquer mudanças necessárias. Com isso, você saberá se está no caminho certo ou não e será capaz de redirecionar o planejamento caso esta seja a melhor solução.
Dessa forma, o projeto é otimizado, e o tempo de entrega é reduzido. Isso quer dizer que você desenvolverá um produto ou serviço com mais qualidade e em bem menos tempo!
Como implementar?
1. Comece com o que você está fazendo agora
Para aplicar o Kanban a fluxos de trabalho já existentes, não é necessário alterar toda sua estrutura imediatamente. Você pode continuar com a mesma divisão de responsabilidades e funções — o processo que você seguiu até agora tem seu valor.
Ao longo do projeto, naturalmente, surgirão problemas, e caberá à equipe descobrir alternativas para adaptar o sistema ao seu ritmo de trabalho.
2. Defina os detalhes e políticas do processo
A equipe precisa entender como funciona o sistema e suas diretrizes. Devem ser determinadas regras que sejam compreensíveis e divulgadas para todos.
Delinear os detalhes do processo é essencial, como o que cada cor representa (vermelho para tarefas urgentes e verde para tarefas concluídas, por exemplo) e a divisão de colunas (você pode seguir o modelo de “para fazer”, “em andamento” e “concluído” ou adicionar novas colunas que façam sentido para o seu projeto).
3. Avalie o fluxo de trabalho e aceite mudanças
A melhora contínua do processo faz parte da ideologia Kanban. Para isso, o ideal é analisar a todo tempo como o trabalho está sendo feito. Ele está ocorrendo de forma fluida e eficaz? A equipe está alcançando o melhor aproveitamento possível?
Se a resposta for negativa, é preciso estar aberto a alterações. Cada time tem suas particularidades, por isso o Kanban deve ser implementado da forma mais adequada para quem estiver fazendo uso dele.
Pronto para organizar melhor seus projetos? O Kanban com certeza vai te ajudar muito! Mas ainda não acabou: em breve falaremos mais sobre o Scrum. Então, se você quiser continuar aprendendo, fique ligado no post da próxima semana!
